De regio Zuid-West-Vlaanderen telt dertien steden en gemeenten die elke dag garant willen staan voor een warme, nabije en toegankelijke lokale en bovenlokale dienstverlening aan 314.810 inwoners. Om het niveau van deze dienstverlening in de toekomst te kunnen blijven aanhouden is elke gemeente tot het inzicht gekomen dat een digitale transformatie noodzakelijk is. Iedereen stoot vandaag op grenzen: zowel financieel als capaciteit. Er is een grote bewustwording dat het roer om moet.
De gemeenten van de regio Zuid-West-Vlaanderen zijn tot het besef gekomen dat ze deze omslag elk apart nooit of veel te traag kunnen maken. Samenwerken met de gemeenten en intergemeentelijke instrumenten van de regio is noodzakelijk, niet in het minst omdat zo kennis en expertise en middelen kunnen worden gepoold, maar ook omdat gericht kan worden gewerkt aan standaardisatie, gemeenschappelijke trajecten en effectief inzetten van resources. De transitie naar de gewenste situatie vormt de kern van een gemeenschappelijk programma en dit project.
Digitale transformatie gaat verder dan het ‘digitaliseren’ op zich of het optimaliseren van processen. Het vraagt een kantelen van de organisatie en dus een benadering waarbij contact met burgers en dienstverlening aan burgers eerst komt, en de rest een afgeleide is. Dit heeft gevolgen voor de interne organisatie en op zijn beurt voor de digitale dimensie van een lokaal bestuur. De ambitie is daarom niet een ‘betere’ dienstverlening op zich, maar in alle aspecten van de werking van de lokale overheid een burgernabije en burgergerichte houding bekomen, zowel fysiek als digitaal, waarbij iedereen wordt meegenomen. In alle contacten en dienstverlening met de burger moet een lokaal bestuur zich correct en transparant opstellen, met de focus op ontmoeting.
Uitdagingen
De uitdagingen om dit te bekomen zijn echter groot:
- Er zijn grote verschillen tussen de regionale partners, maar ook tussen de diensten onderling in een organisatie, qua digitale maturiteit. Dit leidt tot verschillende snelheden tussen gemeenten en tussen diensten en bemoeilijkt de bovenlokale dienstverlening.
- De beheersvraag; welke van de vele kandidaat-projecten in een organisatie heeft de kwaliteit om een product, een dienst en misschien zelfs de hele organisatie omhoog te trekken?
- Beslissingen dienen genomen te worden in een context van stijgende technologische complexiteit.
- Stijgende verwachtingen van burgers die kwalitatieve dienstverlening wensen die tijdig, proactief, correct en effectief is.
Om een antwoord te bieden op deze uitdagingen willen de lokale besturen van de regio Zuid-West-Vlaanderen inzetten op systemische en organisatiebrede transformaties.
“De lokale besturen van de regio werken samen aan een betere dienstverlening, waarbij de digitale transformatie een hefboom is om een warme, toegankelijke en lokale dienstverlening te verankeren.”
- Lokaal: We werken vanuit de (sterkte van de) lokale besturen, met respect voor de eigenheid van ieder bestuur, zowel beleidsmatig als organisatorisch.
- Regio: Vanuit de regiovorming en de ervaring is samenwerking op het niveau van Zuid-West-Vlaanderen de evidentie, evenwel goed beseffende dat we een specifieke verantwoordelijkheid hebben – als meest burgernabije overheid - inzake ruimere overheidsinformatie en dienstverlening. Elke vorm van dienstverlening heeft zijn optimale schaal.
- Samenwerking: We leveren samen – naar draagkracht – een inspanning voor een betere dienstverlening. Er kan – projectgewijs – gekozen worden voor een ‘coalition of the willing’.
- Beter: De toets voor de verandering is de verbetering voor iedere meewerkende partner.
- Digitale transformatie: De verandering gaat ruimer dan het ‘digitaliseren’ op zich, dan de optimalisatie van processen. We houden rekening met effecten op ons contact met de burgers en onze interne organisatie.
- Warm, toegankelijk en lokaal: Burgernabij en burgergericht, zowel fysiek als digitaal. Inclusief, iedereen mee. Correct, transparant, met de focus op ontmoeting.
Een van de uitdagingen om een regionale digitale transformatie te bewerkstelligen, is het grote verschil in (deelaspecten van) digitale maturiteit tussen de dertien lokale besturen, W13 en Leiedal. Om hier aan tegemoet te komen werd een model van samenwerking ontwikkeld. Dit vertrekt van twee centrale keuzes:
- Binnen de regio het upgraden, poolen en delen van alle (menselijke en technische) resources. Dit is een doorgedreven keuze voor een dienstoverschrijdende maar ook gemeentegrensoverschrijdende samenwerking rond expertises en domeinkennis.
- Hard inzetten op samenwerking tussen gemeenten.
Verschillende types
Vier verschillende type trajecten tot samenwerking worden onderscheiden, waarbij gemeenten worden geclusterd:
- Type 1: Een traject waarbij een gemeente in een bepaald aspect de leiding neemt en een groep gemeenten meetrekt. De trekker is per definitie de challenger in de regio (de tweede) die de andere gemeenten op het niveau van de eerste wil krijgen.
- bv. casus regionaal meldpunt
- Type 2: Een traject waarbij een gemeente(n) die het verst staat op verzoek van de andere gemeenten dit uitdiept zodat iedereen een grote sprong kan maken.
- bv. Kortrijk: casus informatiebeheer
- Type 3: Een ‘sterke’ gemeente begeleidt een groep gemeenten die rond een traject achterop zijn geraakt zodat ze terug mee aansluiten voor vervolgtrajecten.
- bv. casus regionaal datateam
- Type 4: Thematische experten uit meerdere gemeenten worden samen gezet en krijgen een inhoudelijke taakstelling.
- bv. casus uitbouw regionale enterprise architectuur
Dit betekent dat bij elk traject de cluster van gemeenten er als groep op vooruit gaat; dat niemand daardoor hoeft te vertragen en waarbij elke gemeente op eigen snelheid kan aansluiten.
Door:
- de gelaagde aanpak;
- het werken zowel aan medewerker, organisatie, als technologie;
- het respect voor de eigen snelheid en dynamiek van een gemeente;
- de radicale keuze dit regionaal aan te pakken en
- de introductie van een dubbel governance model,
wil de regio een inspirerend voorbeeld zijn voor andere regio’s in Vlaanderen.
Hoe we dit gaan aanpakken
Vanuit een onderliggende methodiek werken we twee piloten uit:
- een regionaal meldpunt
- het digitaal ondertekenen van documenten naar burgers en bedrijven
We nemen initiatieven rond digitaal leiderschap, verhogen de digitale maturiteit van sleutelmedewerkers en introduceren dienstverleningsprocessen bij IT-medewerkers.
We poolen helpdeskmedewerkers en IT-specialisten tussen gemeenten en geven hen een gezamenlijke taakstelling.
We werken piloten uit rond toegang en gebruik van data, denken na over een regionale strategie voor intergemeentelijke connectiviteit en een regionaal datacenter en werken een gezamenlijke aanpak uit om de uitrol van Fiber to the Home in de regio te versnellen.
We maken afspraken over governance, verdiepen en verbreden in de regio, zetten in op kennisdeling en denken na over een toekomstige organisatie.